KPI là gì? Phần lớn các công ty hoặc tổ chức thành công nổi tiếng toàn cầu như Google, CocaCola,…vẫn biết cách khai thác và sử dụng hữu hiệu nhất những dữ liệu sẵn có để phục vụ cho việc ra quyết định. Cách mà họ quản trị để đạt được những thành công đó là sử dụng công cụ KPI, vậy KPI là gì? Cách thức để có được một mẫu KPI chuẩn nhất hiện nay?.
Tìm hiểu KPI là gì?
KPI là viết tắt của cụm từ Key Performance Indicator có nghĩa là chỉ số đánh giá hoạt động chính.
Đây là công cụ quản lý dùng để đo lường, phân tích và đánh giá khả năng đạt được mục tiêu của tổ chức. Công cụ này được dùng cho các số liệu, tỉ lệ, chỉ tiêu định lượng. Việc đánh giá phải được diễn ra thường xuyên theo một chu kỳ nhất định, đo lường có tần suất. Ví dụ hàng ngày, hàng tuần, hàng tháng.
KPI có thể áp dụng với mọi loại hình tổ chức doanh nghiệp, tùy thuộc vào đặc điểm quy mô, lĩnh vực hoạt động của mỗi doanh nghiệp, mỗi tổ chức mà các chỉ số đánh giá KPI được xây dựng khác nhau.
Ví dụ: KPI có thể về khuyết tật sản phẩm, tỉ lệ khách hàng được thỏa mãn, phần trăm doanh thu, tỉ lệ các cuộc gọi của khách hàng được đáp ứng ngay phút đầu tiên,…
Tác dụng của KPI
Các chỉ số đo lường này sẽ cung cấp cho lãnh đạo tổ chức hoặc các bên liên quan như cổ đông, nhà đầu tư những thông tin quan trọng nhất về kết quả hoạt động để đánh giá mức độ thành công tổng thể hoặc một hoạt động cụ thể.
KPI giúp hướng mọi nỗ lực của một tổ chức hướng đến mục tiêu chung đã được xác định. Một công ty có thể triển khai xuống từng cấp độ khác nhau như bộ phận, phòng ban và thấp nhất là cấp độ từng cá nhân. Khi đấy từng cá nhân sẽ tập trung nỗ lực của mình để đạt được mục tiêu của công ty.
Dựa trên KPI có thể đánh giá khen thưởng thúc đẩy tinh thần làm việc, cơ sở đào tạo, thái độ và văn hóa công ty.
Mẫu KPI chuẩn nhất hiện nay
Một mẫu KPI tốt là hệ hệ thống KPI thực tế với hoàn cảnh hiện tại, khả thi, thu thập được thông tin chính xác với chi phí và thời gian hợp lý, có sự tham vấn của các phòng ban và cấp cao hơn. Căn cứ vào từng mục tiêu và chức năng của từng bộ phận, cá nhân…
Áp dụng tiêu chí SMART trong KPI là gì ?
Một cách đánh giá tính thiết thực của KPI là sử dụng các tiêu chí SMART. SMART là S – Cụ thể, M – Đo lường được, A – Có thể đạt được, R – Thực tế, T – Có thời hạn. Cụ thể:
S – Cụ thể, rõ ràng (Specific) KPI phải được xác định và định nghĩa một cách rõ ràng, hướng tới một mảng nào đó cần cải thiện rõ rệt.
M – Đo lường được (Measurable): cần phải có khả năng đo đếm và đánh giá được bằng số liệu, báo cáo. Bên cạnh đó, M – còn có nghĩa là động viên (Motivation), điều này sẽ luôn thôi thúc, tạo niềm mong muốn cháy bỏng, tập trung mọi hoạt động hướng đến mục tiêu.
A – Chịu trách nhiệm và có thể đạt được (Achievable): KPI này có thể giao cho người chịu trách nhiệm và có thể làm được.
R – Thực tế (Realistic): KPI cần phải mang tính thực tế. Bạn không thể đặt KPI cho nhân viên dựa trên một giả định hay niềm tin nào đó được không có cơ sở.
T – Trong một mốc thời gian nhất định (Time bound): cần phải có mốc thời gian nhất định để xác định khi nào công việc hoàn thành để đánh giá mức độ hoàn thành.
Quy trình xây dựng hệ thống KPI
Các bước để xây dựng hệ thống KPI
Bước 1: Cần xác định chủ thể xây dựng KPI
Những người xây dựng KPI cần phải là những người quản lý, các trưởng bộ phận… họ sẽ là những người có kiến thức cao về chuyên môn, nắm bắt rõ về các mục tiêu, kế hoạch của công việc, đồng thời cũng cần phải hiểu được về KPI là gì?
Bước 2: Xác định chức năng nhiệm vụ của từng bộ phận
Khi bạn xây dựng 1 hệ thống KPI cần phải gắn liền với nhiệm vụ, chức năng của từng bộ phận, cá nhân.
Bước 3: Xác định vị trí chức danh và trách nhiệm của từng bộ phận
Bạn cần phải mô tả rõ ràng, chi tiết về công việc của từng cá nhân, tổ chức đồng thời đưa ra những trách nhiệm của từng chức danh đó.
Bước 4: Xác định chỉ số hiệu suất cốt yếu
Chỉ số cá nhân: Theo yêu cầu của chỉ số SMART được nêu ở trên.
Chỉ số nhóm, bộ phận: Trên cơ sở chức năng, nhiệm vụ của từng nhóm, bộ phận.
Bước 5: Xác định các khung điểm số cho từng kết quả
Từng chỉ số sẽ có 1 khung điểm khác nhau, nó sẽ phụ thuộc vào mức độ hoàn thành cũng như tính hiệu quả của công việc.
Bước 6: Đo lường – tổng kết – điều chỉnh
Các nhà quản lý sẽ dựa trên những khung điểm để đưa ra những đánh giá và kết luận, cũng như những điều chỉnh trong tương lai.
Ví dụ: Khi tổ chức đặt ra mục tiêu trở thành doanh nghiệp có hiệu suất lợi nhuận cao nhất trong ngành, các chỉ số KPI sẽ xoay quanh lợi nhuận và các chỉ số tài chính, lợi nhuận trước thuế, vốn hoặc tài sản cổ đông là chỉ số chính. Cụ thể là lợi nhuận sẽ tăng từ 400 tỷ lên 500 tỷ trong vòng 1 năm.
Để quản trị tốt những dữ liệu sẵn có, chúng ta cần một công cụ như KPI. Tuy nhiên, mỗi lĩnh vực là một mục tiêu, cũng như quy mô khác nhau. Cần phải tính toán cẩn thận và biết cách thiết lập một KPI hợp lý mới phát huy hết được tìm lực bạn đang có.
Xem thêm:
Cách viết đơn xin việc chuẩn nhất hiện nay
Lương Gross là gì? Lương Net là gì